1. Qué es la incapacidad temporal
La incapacidad temporal (IT) es la situación en la que un trabajador no puede prestar sus servicios por motivos de salud — ya sea por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente laboral o accidente no laboral — y recibe atención sanitaria de la Seguridad Social.
Durante la IT, el trabajador tiene derecho a una prestación económica que sustituye parcialmente el salario, y la empresa queda temporalmente liberada de su obligación de abonar el sueldo completo (aunque con matices según el período).
2. Tipos de IT: enfermedad común y accidente
| Tipo | Origen | Período de carencia |
|---|
| Enfermedad común | Enfermedad no relacionada con el trabajo | 180 días cotizados en los últimos 5 años |
| Accidente no laboral | Accidente fuera del trabajo | 180 días cotizados en los últimos 5 años |
| Enfermedad profesional | Enfermedad causada por el trabajo | Sin carencia |
| Accidente de trabajo | Accidente en el trabajo o in itinere | Sin carencia |
3. Duración máxima de la baja
La IT puede durar un máximo de 365 días, prorrogables otros 180 días cuando se prevé que el trabajador puede recuperarse. Tras ese período, el INSS puede declarar la incapacidad permanente o dar el alta médica.
Resumen de plazos:
— Duración ordinaria: hasta 365 días
— Prórroga posible: hasta 180 días adicionales (total: 545 días)
— Tras 545 días: el INSS evalúa la incapacidad permanente
4. Quién paga durante la IT
| Período | Quién paga | Cuantía |
|---|
| Días 1–3 | Nadie (salvo mejora por convenio) | 0% (salvo convenio) |
| Días 4–15 | Empresa | 60% de la base reguladora |
| Día 16–20 | Empresa (paga INSS) | 60% de la base reguladora |
| Día 21 en adelante | INSS (pago delegado por empresa) | 75% de la base reguladora |
Muchos convenios colectivos mejoran esta tabla, complementando hasta el 100% del salario durante todo el período o parte de él. Es fundamental consultar el convenio aplicable.
Para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la empresa paga desde el primer día (75% desde el día 1), sin período de espera de 3 días.
5. Obligaciones de la empresa
- Tramitar el parte de baja a través del sistema de la Seguridad Social (SILTRA/Sistema RED) en los plazos establecidos.
- Abonar la prestación al trabajador durante los días 4 al 15 (pago delegado).
- Continuar cotizando a la Seguridad Social durante la IT.
- Reservar el puesto de trabajo del empleado.
- Registrar la baja en los sistemas internos de gestión de personal.
- Gestionar el alta médica cuando el trabajador se recupera.
6. Obligaciones del empleado
- Comunicar la baja a la empresa lo antes posible, idealmente el mismo día.
- Entregar el parte de baja médico a la empresa en los plazos establecidos.
- Someterse a los controles médicos de la mutua o del INSS.
- Comunicar el alta médica en el plazo de 24 horas.
- No realizar actividades incompatibles con la IT.
7. Por qué es importante registrar las bajas IT en la empresa
Más allá de las obligaciones administrativas con la Seguridad Social, registrar internamente las bajas IT tiene varias ventajas prácticas:
- Planificación del equipo: saber quién está de baja permite reorganizar cargas de trabajo y cubrir ausencias.
- Control de costes: el seguimiento de las bajas ayuda a identificar patrones de absentismo y su impacto en la nómina.
- Informes para la gestoría: la gestoría necesita saber los días de IT para calcular correctamente la nómina mensual.
- Calendario de equipo actualizado: los compañeros saben que esa persona no está disponible.
- Cumplimiento del registro de jornada: los días de baja deben reflejarse correctamente en el registro de jornada para no generar horas pendientes ficticias.
Registro de jornada y bajas IT: Un empleado de baja no ficha. Si no se registra la IT en el sistema de control horario, aparecerá como si tuviera horas pendientes de trabajar, generando datos incorrectos en los informes. Es fundamental marcar los días de baja para que el sistema no compute esas ausencias como incumplimiento.
8. Registro de bajas IT con fichar24
fichar24 incluye un módulo específico para registrar bajas por incapacidad temporal directamente desde el panel de administración:
- El administrador registra la baja indicando fecha de inicio y, cuando se produzca, fecha de alta.
- La baja aparece en el calendario del equipo con un color diferenciado, para que todos sepan que el empleado no está disponible.
- Los días de IT no generan horas pendientes en los informes de registro de jornada.
- Las bajas se incluyen en los informes mensuales PDF y CSV junto con vacaciones y permisos retribuidos.
- El resumen mensual muestra claramente los días de baja IT por empleado, facilitando la comunicación con la gestoría.
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Conclusión
Gestionar correctamente las bajas por IT no es solo una cuestión administrativa — afecta directamente a la nómina, a la planificación del equipo y al registro de jornada. Tener un sistema que registre las bajas de forma clara y las refleje en los informes mensuales simplifica enormemente la relación con la gestoría y garantiza que los datos de jornada sean siempre precisos.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal o laboral. La normativa puede variar según convenio colectivo y comunidad autónoma. Para situaciones concretas, consulta con un asesor laboral o jurídico.