Cómo enviar los datos de control horario a tu gestoría cada mes

¿Qué datos necesita tu gestoría?

Al cierre de cada mes, tu asesoría laboral necesita información precisa para calcular correctamente las nóminas. Más allá del salario base, hay una serie de variables que cambian mes a mes y que determinan lo que cobra cada empleado:

• Horas trabajadas totales del mes
• Horas extra realizadas (estructurales o puntuales)
• Días de vacaciones disfrutados
• Permisos retribuidos (matrimonio, nacimiento, mudanza...)
• Bajas por incapacidad temporal (IT) con fechas exactas
• Ausencias injustificadas, que pueden conllevar descuento en nómina

Recopilar todo esto manualmente, empleado por empleado, es una fuente constante de errores y retrasos. Un software de control horario debería generar este resumen de forma automática.

Las bajas IT: por qué importa el detalle

Las bajas por incapacidad temporal tienen un tratamiento especial en la nómina que varía según los días transcurridos:

Para que tu gestoría calcule correctamente la nómina, no basta con decirle "3 días de baja". Necesita saber cuándo empezó cada baja y cuándo terminó, porque los primeros días pueden ser a cargo del trabajador (sin cobrar) según el convenio aplicable.

Si en un mes hay varias bajas, cada una se trata de forma independiente. El contador de días se reinicia con cada nueva baja, por lo que es esencial distinguirlas.

Ausencias injustificadas: cómo se calculan

Una ausencia injustificada es un día en el que el empleado debía trabajar pero no lo hizo, sin que exista una justificación registrada (vacaciones aprobadas, permiso retribuido o baja IT). Puede conllevar descuento proporcional en la nómina y, si se repite, incluso ser causa de despido disciplinario.

El cálculo correcto es el siguiente:

1. Se identifican los días del período en los que el empleado tenía turno asignado.
2. Se descuentan los días con fichaje registrado.
3. Se descuentan los días cubiertos por vacaciones, permiso retribuido o baja IT.
4. Los días restantes son ausencias injustificadas.

Es importante que el admin pueda revisar y corregir este número antes de enviarlo a la gestoría. Un empleado puede haber faltado por un motivo justificado que no está registrado en el sistema (por ejemplo, una llamada de emergencia que después se regulariza con un permiso). Por eso el sistema debe permitir editar el valor antes de exportar, sin alterar el historial de fichajes.

El problema del formato: cada gestoría es distinta

Aquí está el problema real que tiene la mayoría de las empresas: cada gestoría trabaja con su propio formato. Cada asesoría laboral utiliza su propio software de nóminas o su Excel personalizado, y cada una quiere las columnas en un orden diferente, con nombres diferentes.

Lo que una gestoría llama "Horas totales" otra lo llama "H. efectivas". Lo que una pone como "Nº empleado" otra quiere como "Código trabajador". Si tu software solo genera un CSV fijo, cada mes acabas editándolo a mano antes de enviarlo.

Las soluciones más caras del mercado ofrecen integraciones directas con determinados software de nóminas, pero solo en sus planes premium y solo con los partners de su lista. Si tu gestoría usa otra herramienta, estás fuera.

Exportación configurable desde fichar24

fichar24 resuelve esto de una forma diferente: en lugar de integraciones cerradas con software de nóminas concreto, ofrece una exportación completamente configurable que funciona con cualquier gestoría.

Desde la pestaña Gestoría en la sección Informes puedes:

• Renombrar cualquier columna para que coincida exactamente con lo que pide tu asesoría ("Horas extra" → "H. complementarias", "DNI/NIE" → "NIF", etc.)
• Cambiar el orden de las columnas arrastrándolas
• Ocultar columnas que tu gestoría no necesita
• Editar cualquier celda antes de exportar (por ejemplo, reducir las ausencias injustificadas si hay una justificación fuera del sistema)
• Ver las bajas IT con detalle: fechas de inicio y fin de cada baja y número de días dentro del período: 01/03-03/03(3d); 15/03-19/03(5d)

La configuración de columnas se guarda en tu cuenta, no en el navegador, así que funciona igual desde el ordenador de la oficina, el portátil de casa o el móvil.

Paso a paso: exportar y enviar a gestoría

1. Ve a Informes → pestaña Gestoría y selecciona el mes que quieres exportar.
2. Revisa la tabla. Comprueba que las horas, vacaciones y bajas IT tienen sentido. Si ves ausencias injustificadas que en realidad tienen justificación, edita esa celda directamente.
3. Si es la primera vez, abre "Configurar" y adapta los nombres al formato que te pide tu gestoría. Guarda la configuración — no tendrás que hacerlo el mes que viene.
4. Haz clic en "Exportar CSV". El archivo se descarga con codificación UTF-8 y BOM para que Excel lo abra correctamente sin problemas con acentos.
5. Envía el archivo a tu gestoría por el canal habitual.